Business process management. Istota zarządzania procesami biznesowymi
Marlon Dumas, Marcello La Rosa, Jan Mendling, Hajo A. Reijers
To nie jest książka, którą bierze się do ręki po to, by przeczytać kilka inspirujących zdań o „usprawnianiu firmy” i szybko odłożyć ją na półkę z poczuciem dobrze spełnionego obowiązku. „Business Process Management. Istota zarządzania procesami biznesowymi” to publikacja znacznie bardziej wymagająca, ale też znacznie bardziej użyteczna. Jeżeli ktoś oczekuje lekkiego poradnika biznesowego, może się rozczarować. Jeżeli jednak szuka solidnego przewodnika po świecie BPM, który porządkuje pojęcia, pokazuje metody, tłumaczy logikę cyklu życia procesu i łączy perspektywę zarządczą z technologiczną, znajdzie tutaj jedną z najbardziej kompletnych pozycji w tej dziedzinie.
Największą siłą tej książki jest jej konstrukcja. Autorzy nie wrzucają czytelnika od razu w techniczne niuanse modelowania procesów, lecz prowadzą go przez kolejne etapy myślenia procesowego. Najpierw wyjaśniają, czym właściwie jest BPM i dlaczego nie należy go redukować ani do rysowania diagramów, ani do wdrażania narzędzi informatycznych. Proces biznesowy zostaje tu pokazany jako łańcuch zdarzeń, działań, decyzji, aktorów i obiektów, które razem prowadzą do wyniku mającego wartość dla klienta. Brzmi prosto? W praktyce właśnie ta pozorna prostota bywa najtrudniejsza. W wielu organizacjach problem zaczyna się nie od braku systemu, lecz od braku jasności, co właściwie jest procesem, gdzie się zaczyna, gdzie kończy, kto za niego odpowiada i po czym poznać, że działa dobrze.
Książka bardzo dobrze pokazuje, że zarządzanie procesami nie jest jednorazowym projektem, lecz uporządkowanym cyklem. Identyfikacja procesów, ich modelowanie, odkrywanie rzeczywistego przebiegu pracy, analiza jakościowa i ilościowa, przeprojektowanie, automatyzacja oraz późniejsze monitorowanie tworzą tu logiczną ścieżkę. To duża zaleta, bo czytelnik nie dostaje zestawu przypadkowych technik, lecz mapę całego obszaru. Szczególnie wartościowe są partie poświęcone identyfikacji procesów i budowaniu architektury procesowej. Autorzy pokazują, że zanim zaczniemy poprawiać konkretny fragment działania firmy, trzeba najpierw umieć zobaczyć całość. Bez tego łatwo optymalizować lokalnie coś, co w skali organizacji nie ma większego znaczenia albo wręcz pogarsza współpracę między działami.
Bardzo mocnym elementem publikacji jest również modelowanie procesów w BPMN. Książka nadaje się dla osób, które dopiero wchodzą w tę notację, ale nie zatrzymuje się wyłącznie na poziomie podstawowym. Omawia zarówno elementarne konstrukcje, jak i bardziej zaawansowane zagadnienia, takie jak zdarzenia pośrednie, podprocesy czy różne sposoby prezentowania współpracy między uczestnikami procesu. Autorzy konsekwentnie pokazują, że diagram nie jest ozdobnikiem do prezentacji, tylko narzędziem myślenia. Dobry model ma być poprawny składniowo, zgodny z rzeczywistością, kompletny i zrozumiały dla odbiorców. To ważne, bo w praktyce organizacyjnej modele procesów często cierpią na jedną z dwóch chorób: albo są zbyt ogólne, by cokolwiek z nich wynikało, albo tak szczegółowe, że nikt poza ich autorem nie ma siły ich czytać.
Na uznanie zasługują rozdziały dotyczące analizy procesów. Autorzy nie poprzestają na ogólnych hasłach o eliminowaniu marnotrawstwa, ale pokazują konkretne techniki, które pozwalają rozłożyć proces na czynniki pierwsze. Analiza wartości dodanej, analiza przyczyn źródłowych, diagramy Ishikawy, rejestry problemów, analiza Pareto czy podejście ilościowe oparte na czasie cyklu, kolejkach, symulacji i miernikach efektywności sprawiają, że książka ma praktyczny ciężar. To nie jest publikacja, która mówi wyłącznie „usprawniaj procesy”. Ona pokazuje, jak można zacząć pytać o to, gdzie proces traci czas, gdzie generuje koszty, gdzie pojawia się oczekiwanie, gdzie brakuje zasobów, a gdzie problemem jest sama konstrukcja przepływu pracy.
Jednocześnie książka nie jest wolna od ograniczeń. W niektórych miejscach widać, że autorzy mocno dążą ku perspektywie modelowania, automatyzacji i narzędzi informatycznych. To zrozumiałe, bo BPM od dawna rozwija się na styku zarządzania i informatyki, ale czasem można odnieść wrażenie, że mniej miejsca poświęcono codziennemu zarządzaniu procesem jako żywą praktyką organizacyjną. Proces to nie tylko diagram, metryka i system. To także menedżerowie, decyzje, nawyki, nadzór, komunikacja, priorytety i informacja zwrotna. Właśnie tam często rozstrzyga się, czy nowy sposób pracy przetrwa dłużej niż kilka miesięcy po zakończeniu projektu. Książka świetnie uczy, jak analizować i przeprojektowywać procesy, ale nie zawsze równie głęboko pokazuje, jak utrzymać procesowe zarządzanie w codziennym rytmie organizacji.
Nie zmienia to faktu, że jako podręcznik i punkt odniesienia publikacja jest wyjątkowo mocna. Jej akademicki charakter nie jest wadą, lecz raczej gwarancją porządku. Ćwiczenia, przykłady, studia przypadków i logicznie połączone rozdziały sprawiają, że można z niej korzystać zarówno w ramach kursu uniwersyteckiego, jak i samodzielnej nauki. Początkujący otrzymają szeroki, dobrze uporządkowany obraz BPM, a bardziej doświadczeni praktycy mogą potraktować książkę jako kompendium, do którego wraca się przy konkretnych problemach: modelowaniu, analizie, automatyzacji, proces mining czy ocenie wariantów redesignu. To jedna z tych książek, które niekoniecznie czyta się jednym tchem, ale do których warto wracać z ołówkiem w ręku.
Najlepsze w tej pozycji jest to, że nie sprzedaje ona złudzenia łatwej transformacji. Autorzy pokazują BPM jako dyscyplinę wymagającą metodyczności, danych, rozmowy z interesariuszami, rozumienia technologii i zdolności do patrzenia na organizację przez pryzmat przepływu wartości. To podejście może być mniej efektowne niż modne hasła o cyfryzacji, ale jest znacznie bardziej przydatne. Automatyzacja źle rozumianego procesu tylko przyspiesza chaos. Diagram źle odkrytego procesu tylko porządkuje fikcję. A mierniki dobrane bez namysłu potrafią nagradzać dokładnie te zachowania, które należałoby wyeliminować. Ta książka pomaga uniknąć takich pułapek.
Książka będzie szczególnie wartościowa dla studentów, analityków biznesowych, konsultantów, architektów procesów, osób przygotowujących się do pracy z BPMN oraz praktyków, którzy chcą uporządkować swoje doświadczenia. Nie jest to książka idealna i nie wyczerpuje całego tematu zarządzania procesowego w organizacji, zwłaszcza od strony przywództwa i codziennego zarządzania wykonaniem pracy. Jest jednak bardzo solidnym fundamentem. A fundament, jak wiadomo, rzadko bywa najbardziej efektowną częścią budynku. Bez niego jednak cała reszta zaczyna się chwiać.
