Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Wydanie II – David Allen

W życiu większości z nas przychodzi moment, w którym stwierdzamy „Muszę lepiej się zorganizować!” (to zresztą jedno z najczęstszych noworocznych postanowień). Takim punktem zwrotnym może być chociażby awans czy założenie rodziny (w obu przypadkach – większy zakres obowiązków!). Niezależnie od tego, czym się na co dzień zajmujemy, chcemy lepiej wykorzystywać czas, być bardziej produktywni i skuteczni w swoich działaniach, naprawdę realizować wyznaczone cele. Chcemy uwolnić się od poczucia przytłoczenia natłokiem spraw. Presji deadline’ów. Poczucia winy z powodu niedotrzymanych zobowiązań, nieprzeczytanych i nieodpisanych maili. Niepokoju, że o czymś zapomnieliśmy, że nie jesteśmy na bieżąco – bo przecież gdy my śpimy, maile i powiadomienia wciąż przychodzą… Chcemy raz na zawsze uporządkować własne życie i odzyskać nad nim kontrolę. Być przewlekle „ogarnięci” i zdyscyplinowani. Pokonać nawyk prokrastynacji. Pożegnać stres na zawsze. Wreszcie… odetchnąć.

Tylko czy to jeszcze w ogóle możliwe?

Wraz z postępem cywilizacyjnym – nastaniem Ery Cyfrowej i globalizacją – problemy, które dotyczyły kiedyś tylko nielicznych (kadry kierowniczej i menadżerskiej), dzisiaj stały się znane nam wszystkim. Jak sortować i archiwizować dane (czyt. jak nie utonąć w zalewie papierów i elektronicznych danych)? Skąd brać na to czas i miejsce? Zdecydować się na kalendarze i organizery analogowe czy elektroniczne? Jeśli wybierzemy wersję cyfrową, to w jakim systemie prowadzić notatki, aby automatycznie synchronizowały się na wszystkich naszych urządzeniach? To tylko przykłady mniejszych i większych dylematów, które mogą mieć swoje poważne konsekwencje. Wystarczy tylko pomyśleć o niedopilnowaniu urzędowego terminu, zgubieniu ważnego dokumentu, czy utracie bazy danych klientów.

Nic więc dziwnego, że – w odpowiedzi na tę potrzebę rynku – jak grzyby po deszczu wyrastają kolejne poradniki z zakresu produktywności, skuteczności, zarządzania czasem czy radzenia sobie ze stresem, a kolejni „guru” efektywności uruchamiają swoje kursy.

Jeśli kiedykolwiek zacząłeś przekopywać Internet pod tym kątem, MUSIAŁEŚ natknąć się na metodę Getting Things Done (w skrócie: GTD) Davida Allen’a. Nawiązuje do niej większość blogerów i autorów publikacji z zakresu efektywności i zarządzania czasem – chociażby Krzysztof Wysocki, autor zrecenzowanego na MoznaPrzeczytac.pl poradnika „Teraz! Jak już dziś zmienić jutro”. Co ciekawe, metoda Allen’a doczekała się nawet swojej następczyni – jeszcze prostszej, minimalistycznej wersji autorstwa Leo Babauty: Zen To Done (wersja polska tutaj).

GTD jest metodą tak szeroko dyskutowaną w „rozwojowej” i biznesowej blogosferze/ literaturze, że faktu jej istnienia nie mogłam już dłużej ignorować. W końcu sięgnęłam po legendarną książkę Allena’a, okrzykniętą przez New York Times bestsellerem wszechczasów, w całości poświęconej GTD. I odkryłam ciekawe zjawisko: o ile sama metoda jest jak najbardziej polecana (oczywiście przez tych, którzy naprawdę ją stosują!), to opinie o samej książce są już, delikatnie mówiąc, bardzo skrajne. I ja się z nimi całkowicie zgadzam.

Ale zacznijmy od początku. „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” Davida Allena (wyd. II – przeredagowane i unowocześnione) to 424-stronicowa publikacja o tym, JAK EFEKTYWNIE ZARZĄDZAĆ. Czym? Mówiąc najogólniej: wszystkim, co pojawia się w polu uwagi, chociażby: przychodzącą pocztą i e-mailami, rachunkami, wizytówkami, ulotkami, notatkami ze spotkań, projektami, planami, pomysłami, zobowiązaniami… Sprawami materialnymi i mentalnymi. Przechodząc na inny poziom – mowa tu o zarządzaniu własną energią oraz czasem. O zarządzaniu SOBĄ w świecie.

Tym, na co zwróciłam szczególną uwagę, są psychologiczne fundamenty, na których opiera się metoda GTD. Co zainteresuje pewnie także innych psychologów – na końcu książki znajduje się cały rozdział poświęcony relacjom pomiędzy GTD a teoriami i koncepcjami psychologicznymi (m.in. kognitywistyką, psychologią pozytywną; koncepcją „flow”; teorią samoprzywództwa czy kapitału psychologicznego). Co ciekawe, coraz więcej wyników badań potwierdza jej skuteczność (m.in. badania R. Baumeistera czy badaczy belgijskich). Szczególnie istotna i szeroko omawiana przez autora jest koncepcja „otwartej pętli” (przypomina mi tzw. Efekt Zeigarnik). Mówi ona o tym, że każda, nawet najdrobniejsza NIEDOKOŃCZONA sprawa stale „pracuje” w podświadomych częściach umysłu, dążąc do domknięcia i uszczuplając zasoby dostępne „tu i teraz”. Używając komputerowej metafory – każdy „nieodpisany” e-mail, zepsuty zawias, konieczność umówienia się na wizytę lekarską czy jakakolwiek inna sprawa – są niczym procesy działające w tle i niezauważalnie, ale stale obciążające system. Skutki? Problemy z koncentracją i pamięcią, niepokój, drażliwość, przewlekłe zmęczenie… Głównym celem metody GTD jest właśnie wyeliminowanie absolutnie wszystkich otwartych pętli, dzięki czemu więcej energii pozostaje na skuteczne i kreatywne działanie. David Allen nazywa taki stan „Umysł jak woda”. A podstawowym narzędziem oczyszczania umysłu jest Gromadzenie, czyli krok I w procesie GTD.

Sama metoda GTD składa się z 5 kroków, szeroko opisanych w książce:

1. Gromadzenie – wspomniane wyżej; zebranie w jednym miejscu (tzw. inboxie) wszystkich spraw niedokończonych (fizycznych i mentalnych);
2. Analizowanie – podejmowanie decyzji o tym, jakie działanie należy podjąć wobec każdej sprawy z punktu 1;
3. Porządkowanie – kategoryzowanie zgromadzonych i przeanalizowanych informacji tak, żeby można było łatwo do nich wrócić;
4. Przegląd – regularne przeglądanie zgromadzonych informacji;
5. Działanie (Tak! Bez tego GTD nie zadziała).

Na każdym z powyższych etapów Czytelnik otrzymuje szereg „twardych” narzędzi: metod, technik, propozycji i sugestii. Dla mnie było jednak zbyt „twardo” – zabrakło przykładów, ciekawych i inspirujących, prawdziwych historii (tych wyszukuję na blogach) czy przykładów z życia autora.

Nawet, jeśli David Allen jest wizjonerem i mistrzem efektywności, to na pewno nie jest mistrzem pióra. Szczerze powiedziawszy, nie pamiętam, żebym kiedykolwiek czytała mniej przystępną i bardziej „toporną” książkę z zakresu rozwoju osobistego. Nie wiem, na ile wynika to z jego stylu, a na ile z tłumaczenia, ale efekt końcowy pozostawia wiele do życzenia. Ciężki język – długie i skomplikowane zdania, wyszukane słownictwo; brak umiejętności angażowania, inspirowania i motywowania czytelnika (chociażby historiami osób, którym GTD pomogło) oraz brak poczucia humoru – to tylko niektóre z „grzechów” autora. Ale nie tylko sam styl nie przypadł mi do gustu. Allen prezentuje swoją metodą w taki sposób, że niełatwo było mi ją zrozumieć i często odkładałam książkę z uczuciem, że wszystko to jest zbyt skomplikowane i zwyczajnie mnie przerasta: algorytmy podejmowania decyzji w najdrobniejszych sprawach, system 43 teczek (jak się okazało, wielu czytelników odniosło takie samo wrażenie). W efekcie przebrnięcie przez ponad 400 stron okazało się dla mnie drogą przez mękę, podczas której musiałam walczyć z samą sobą, żeby wytrwać. Moja uwaga nieustannie się rozpraszała, a treść i forma nie pomagały w utrzymaniu koncentracji, zaangażowania i motywacji. Jestem przekonana, że tę samą treść można zawrzeć na 200 stronach, z o wiele lepszym skutkiem. Podsumowując, styl, w jakim zostało napisane GTD bardziej przypomina styl artykułu w periodyku biznesowym aniżeli poradnika przeznaczonego dla przeciętnego „zjadacza chleba”. Zdecydowanie nie jest to książka, którą można czytać w pociągu czy w łóżku „do poduszki” – bez pełnej koncentracji, ołówka i notatnika ani rusz. (Adnotacja: stwierdzam, że ta książka jednak genialnie nadaje się do czytania przed snem – jako lek na bezsenność).

Na moje szczęście, GTD nie działa zero-jedynkowo („wszystko albo nic”), dzięki czemu ta lektura jednak nie poszła na marne. Sam autor pisze, że metoda zbudowana jest z modułów, a wprowadzenie w życie chociażby kilku zasad znacząco zmieni jego jakość. Ja właśnie w taki sposób do tego podeszłam, ponieważ czas lektury nie był dla mnie optymalnym czasem na generalną zmianę (podobno pełna implementacja GTD zajmuje 2 dni, ale doskonalenie tej sztuki – całe życie). Oto, co udało mi się do tej pory zaimplementować z metodologii GTD (mam nadzieję, że pozwoli to zorientować się, o co w tym wszystkim chodzi):

1. Koncepcja „opróżniania umysłu”: spisz wszystko, absolutnie wszystko, co zaprząta Twój umysł i umieść to w tzw. Inboxie, czyli fizycznej przestrzeni (autor zaleca, aby każdą pojedynczą myśl/sprawę zapisać „fizycznie”, na osobnej kartce papieru). Jestem w trakcie, ale już czuję, że przynosi to rezultaty.
2. Zasada „2 minut”: jeśli zrobienie czegoś zajmie Ci mniej czasu, zrób to natychmiast. (Okazało się, że 2 minuty to całkiem sporo).
3. Koncepcja „najbliższego działania”: nawet o najbardziej odległych celach myśl zawsze w kategoriach najbliższego /fizycznego/ działania. Przykładowo: chcesz nauczyć się chińskiego? (to Twój pożądany rezultat). Napisz, co będzie najbliższym krokiem, który wykonasz (może będzie to znalezienie w Internecie numeru telefonu do najbliższej szkoły językowej?). Wdrażam i już czuję, że zmniejsza się mój opór wobec wielu złożonych spraw
4. Kategoria spraw „Kiedyś/ Może”: założyłam pliki poświęcone wszystkiemu, co „kiedyś może” zrobię/ kupię/ przeczytam/ obejrzę itp.
5. Zmiana podejścia do zawartości skrzynki e-mailowej: przestałam traktować ją jako bezdenną studnię do przechowywania wszystkich informacji, które drogą mailową napłynęły do mnie w ciągu ostatnich 2 lat. W inboxie wydzieliłam folder o nazwie „@Działania” oraz „@Materiały referencyjne”, resztę usunęłam. Moja skrzynka odetchnęła, ja też (bo już nie oszukuję się, że kiedyś wrócę do lektury tych wszystkich zaległych newsletterów…) Uff…

Mimo iż lektura książki Allen’a była dla mnie czytelniczą męką i ledwo przez nią przebrnęłam, to – jak widać – i tak całkiem sporo udało mi się z niej wynieść i wdrożyć w życie. Mam świadomość, że jest to pozycja, do której będę powracać wielokrotnie – po jednorazowym zapoznaniu się z metodą GTD zaledwie zorientowałam się w temacie, ale nadal wielu rzeczy nie rozumiem. I jeszcze tego systemu nie „czuję”. Niemniej tak wielu ekspertów poleca tę metodę, że i ja na pewno dam jej jeszcze szansę. Natomiast moim zdaniem sama lektura tej książki może nie wystarczyć do pełnego zrozumienia metody – dla mnie bardzo pomocne okazały się krótkie artykuły Krzysztofa Wysockiego (wspomnianego już autora „Teraz!” i wielkiego entuzjasty GTD), dostępne na jego blogu „Biznes bez Stresu„.

Podsumowując, komu zatem mogę polecić lekturę tej pozycji? Cóż, powiem wprost: wbrew początkowym zapewnieniom autora, jakby była to wersja przeznaczona absolutnie dla każdego („studenta, księdza, gospodyni domowej” – sic!), ja uważam, że głównym czytelniczym targetem pozostają jednak nadal pracownicy dużych korporacji oraz kadra kierownicza i menadżerska. Innymi słowy: Ludzie, którzy w swoim życiu zawodowym każdego dnia muszą stawić czoła setkom spraw – maili, telefonów, spotkań, projektów, decyzji do podjęcia. Z czego to wynika? Po pierwsze, metoda GTD została zaprojektowana pod specyficzne realia i potrzeby tego środowiska – dlatego nie znajdziecie tutaj strategii np. na utrzymanie porządku w domu (a przysłowiowa „gospodyni domowa” mogłaby przecież tego oczekiwać, skoro do niej też jest ta pozycja rzekomo kierowana). Po drugie, autor posługuje się specyficznym językiem oraz przykładami, które mogą być nieadekwatne i niezrozumiałe dla pozostałych czytelników (sama jestem „niebiznesowa” i potwierdzam). Dlatego też osobom, które chcą się po prostu „lepiej zorganizować” w życiu osobistym czy w domu, polecałabym jednak inną pozycję, bo GTD Allen’a – z jego 43 folderami i algorytmami podejmowania decyzji – wydaje mi się w takim przypadku przerostem formy nad treścią.

Jeśli przeczytałeś książkę i wcielasz GTD w życie, podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzach poniżej!

P.S. Na stronie Wydawnictwa Helion można zapoznać się ze spisem treści oraz obszernym fragmentem recenzowanej publikacji.

Informacje o książce:
Tytuł: Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Wydanie II
Tytuł oryginału: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Revised Edition)
Autor: David Allen
ISBN: 9788328312548
Wydawca: Helion
Rok: 2015